Henkilötietolain mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tässä tietosuojaselosteessa on kuvattu, miten DocPoint-elokuvatapahtumat ry käsittelee asiakkaiden ja verkkopalveluiden käyttäjien henkilötietoja ja miten henkilötietojen käsittelyyn voi vaikuttaa. Henkilötiedolla tarkoitetaan sellaista tietoa, josta yksittäinen henkilö on suoraan tai epäsuoraan tunnistettavissa. Noudatamme toiminnassamme soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä. Rekisterinpitäjä ja tietojen käsittelijä noudattavat toiminnassaan soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä.

1. Rekisterinpitäjä

DocPoint-elokuvatapahtumat ry (1736848-5)

Simonkatu 12 B 13, 00100 Helsinki, Suomi

info@docpoint.fi

docpointfestival.fi

2. Rekisteriasioita hoitava henkilö

Tuottaja

Claire Delhom

claire.delhom@docpoint.fi

3. Rekisterin nimi

Asiakas-, uutiskirje- akkreditointi- ja ilmoittautumisrekisteri.

4. Kerättävät henkilötiedot

DocPoint-elokuvatapahtumat ry:n rekisteri sisältää yhteydenpidon ja toiminnan kannalta tarpeellisia tietoja. Rekisterinpitäjä käsittelee tietoja vain siinä laajuudessa kuin se on käyttötarkoituksen mukaisesti tarpeen. Tietoja kerätään käyttötarkoituksen mukaisesti ja niiden laajuus vaihtelee käyttötarkoituksesta riippuen. Henkilötietoja ovat nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot, kielitiedot, syntymäaika, asuinmaa, organisaatiotiedot, suoramarkkinointi lupiin liittyviä tietoja, sekä muita palveluiden edellyttämiä tietoja.

Henkilötietoja kerätään ostaessa pääsylippuja, ilmoittautuessa uutiskirjeen tilaajaksi, akkreditoituessa festivaalille, yhteistyökumppanin Evention asiakasrekisteristä sekä evästetietoja kerätessä.

5. Miten pitkään henkilötietoja säilytetään?

Henkilötietoja pidetään rekistereissä vain niin pitkään kuin on välttämätöntä ja käyttötarkoitus on täytetty. Vanhentuneet ja tarpeettomat tiedot hävitetään asianmukaisella tavalla. Henkilötiedot viedään rekisteriin siinä muodossa, jossa rekisteröitävä on ne antanut ja päivitykset tehdään rekisteröidyn ohjeiden tai pyynnön perusteella.

6. Miten käytämme henkilötietojasi ja kenelle luovutamme niitä?

Kolmansilla osapuolilla ei ole itsenäistä oikeutta käyttää meiltä saamiaan tietoja toimeksiantoa laajempaan käyttöön. Varmistamme, että kaikki palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä.

Rekisterinpitäjä käyttää lipunmyyntinsä toteuttamiseen Evention palveluita. Katso Rekisterinpitäjän ja Evention tietosuojaseloste täältä.

Käytämme uutiskirjeiden ja tiedotteiden lähettämiseen Mailchimpiä, jonne keräämme asiakkaiden sähköpostiosoitteita. Mailchimp on Rekisterinpitäjän ylläpitämän henkilörekisterin käsittelijä.

Akkreditoituminen festivaalille, ilmoittautuminen tapahtumiin, rekrytoinnit ja vastaaminen kyselyihin tapahtuu Airtablen kautta. Airtable on Rekisterinpitäjän ylläpitämän henkilörekisterin käsittelijä.

DocPoint – Helsingin dokumenttielokuvafestivaalin elokuvien verkkokatselut tapahtuvat Eventiven kautta. DocPointin asiakas rekisteröityy Eventiven käyttäjäksi.

DocPoint – Helsingin dokumenttielokuvafestivaalilla on käytössä Yhdysvalloissa sijaitseva Eventive-verkkoalusta, jota käytetään verkkokatseluiden ja verkkolippujen ostoon. Ostaessaan lipun järjestelmän kautta asiakas antaa luvan tietojensa keräämiseen Eventiven järjestelmään.

Osassa käsiteltäviä tietoja käytämme palveluntarjoajaa, jolla voi olla pääsy tietoihin EU/EES-alueen ulkopuolelta, esimerkiksi USA:sta. Vastaamme siitä, että tietojen siirto tapahtuu asianmukaisella ja lain edellyttämällä tavalla.

7. Miten suojaamme henkilötietosi?

Rekisteri on sähköisessä järjestelmässä salasanasuojattuna. Rekisteriin on käyttöoikeus vain niillä rekisterinpitäjän palveluksessa olevilla tai rajatuilla rekisterinpitäjään sopimussuhteessa olevilla palveluntarjoajien työntekijöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Heidän työntekijänsä ovat koulutettu käyttämään tietoja asianmukaisesti ja asiakastietojen käsittely vaatii salasanatunnistautumista. Rekisterin tietojen käyttäjiä koskee salassapitovelvollisuus

8. Oikeutesi rekisteröitynä

Tietosuoja-asetus vahvistaa oikeuksiasi vaikuttaa henkilötietojesi käsittelyyn. Pääsääntöisesti pyyntösi toteutetaan 30 päivän sisällä.

Sinulla on rekisteröitynä oikeus tarkastaa itseäsi koskevat rekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus niiden korjaamiseen ja poistamiseen. Sinulla on oikeus tietojen käsittelyn rajoittamiseen ja käsittelyn vastustamiseen sekä oikeus kieltää suoramarkkinointi ja peruuttaa suostumuksesi.

Mikäli haluat tarkistaa tallennetut tietosi, vaatia niihin täydennystä/korjausta tai pyytää tietojesi poistamista rekisteristä, toimitathan pyynnön kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Ota yhteyttä emilia.saarela@docpoint.fi

Muista sinulle kuuluvista oikeuksista löydät tietoa Tietosuojavaltuutetun sivulta: https://tietosuoja.fi/tunne-oikeutesi

9. Muutokset selosteessa

Rekisterinpitäjä pidättää oikeuden muuttaa tätä rekisteriselostetta.

DocPoint-elokuvatapahtumat ry pyrkii kehittämään palveluitaan ja tarjoamaan uusia tapoja osallistua DocPointin tapahtumiin. Tästä seuraa, että myös henkilötietojen tallentamiseen ja käyttöön saattaa tulla muutoksia. Silloin tietosuojakäytäntöjä päivitetään. Myös tietosuojalainsäädännön muutokset voivat asettaa tarpeita muuttaa tätä käytäntöä tai sen osia. Merkittävistä muutoksista ilmoitamme käyttäjältä saatuun sähköpostiosoitteeseen. Pienemmistä muutoksista ja tarkistuksista ilmoitamme tässä selosteessa.