DocPoint-elokuvatapahtumat ry:n henkilötietolain (523/99) 10 §:n ja Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteriseloste.

Päivitetty 27.1.2022

1. Rekisterinpitäjä ja tämän yhteystiedot

Tämä rekisteriseloste kattaa DocPoint-elokuvatapahtumat ry:n ylläpitämän asiakasrekisterin.

DocPoint-elokuvatapahtumat ry ylläpitää asiakasrekisteriä osoitteessa: DocPoint-elokuvatapahtumat ry, Simonkatu 12 B 13, 00100 Helsinki, Suomi

Y-tunnus: 1736848-5

DocPointista (info@docpoint.fi) voit kysyää lisää henkilötietoihin liittyvistä asioista.

2. Rekisteriasioita hoitava henkilö

Tuottaja Emilia Saarela, emilia.saarela@docpoint.fi

3. Rekisterin nimi

DocPoint-elokuvatapahtumat ry:n asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:

  • DocPoint-uutiskirje (suostumus)

5. Mitä tietoja käsittelemme

DocPoint-elokuvatapahtumat ry:n asiakasrekisteri sisältää yhteydenpidon ja toiminnan kannalta tarpeellisia tietoja: asiakkaiden nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero sekä mahdollisesti muita henkilön suostumuksella kerättyjä tietoja.

6. Säännönmukaiset tietolähteet ja tietojen säilyttäminen

Rekisterin tiedot kertyvät rekisteröidyiltä itseltään yhdistyksen tapahtumien, festivaalin verkkosivujen, sähköpostin tai muun asiakassuhteen kautta. Tietoja säilytetään asiakasrekisterissä viiden vuoden ajan viimeisimmän osallistumiskerran jälkeen, ellei rekisteröity sitä ennen itse ilmoittaa haluavansa tietonsa poistettavaksi asiakasrekisteristä.

7. Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja

Rekisterin tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta kolmansille osapuolille. Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lain tai määräysten niin vaatiessa esimerkiksi väärinkäytösten selvittämiseksi tai taudinjäljitykseen. Tietoja voidaan siirtää tutkimustarkoituksiin kolmansille osapuolille. Näissä tapauksissa DocPointilla on tutkimuspalvelun tarjoajien kanssa sopimukset, joissa on otettu huomioon lainsäädännön ja EU:n tietosuoja-asetuksen asettamat vaatimukset. Tutkimusorganisaatioilla ei ole lupaa käyttää tietoja omiin tarkoituksiinsa tai antaa niitä eteenpäin.

Tietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

8. Tietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ilman asiakkaan lupaa.

Vuoden 2022 DocPoint – Helsingin dokumenttielokuvafestivaalilla on käytössä Yhdysvalloissa sijaitseva Eventive-verkkoalusta, jota käytetään asiakkaiden osalta myös lippujen ostoon. Ostaessaan lipun järjestelmän kautta asiakas antaa luvan tietojensa keräämiseen Eventiven järjestelmään.

9. Rekisterin suojaus

Rekisteri on IT-muodossa salasanasuojattuna. Rekisteriin on käyttöoikeus vain niillä rekisterinpitäjän palveluksessa olevilla tai rajatuilla rekisterinpitäjään sopimussuhteessa olevilla palveluntarjoajien työntekijöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Näitä palveluntarjoajia ovat festivaalin lipunmyyntijärjestelmän toimittajan, online-festivaalin verkkosivualustan toimittaja ja tutkimusorganisaatio. Heidän työntekijänsä ont koulutettu käyttämään tietoja asianmukaisesti ja asiakastietojen käsittely vaatii salasanatunnistautumista.

Säilytämme asiakastietoja viiden vuoden ajan viimeisimmän osallistumiskerran jälkeen, ellei asiakas sitä ennen ilmoita, että hän ei enää halua yhteydenottoja DocPoint-elokuvatapahtumat ry:n toimintaan liittyen.

10. Oikeutesi rekisteröitynä

Tietosuoja-asetus vahvistaa oikeuksiasi vaikuttaa henkilötietojesi käsittelyyn. Pääsääntöisesti pyyntösi toteutetaan 30 päivän sisällä.

Sinulla on rekisteröitynä oikeus tarkastaa itseäsi koskevat rekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus niiden korjaamiseen ja poistamiseen. Sinulla oikeus tietojen käsittelyn rajoittamiseen ja käsittelyn vastustamiseen sekä oikeus kieltää suoramarkkinointi ja peruuttaa suostumuksesi. 

Mikäli haluat tarkistaa tallennetut tietosi, vaatia niihin täydennystä/korjausta tai pyytää tietojesi poistamista rekisteristä, toimitathan pyynnön kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Ota yhteyttä emilia.saarela@docpoint.fi

Muista sinulle kuuluvista oikeuksista löydät tietoa Tietosuojavaltuutetun sivulta: https://tietosuoja.fi/tunne-oikeutesi

11. Muutokset selosteessa

Rekisterinpitäjä pidättää oikeuden muuttaa tätä rekisteriselostetta. 

DocPoint-elokuvatapahtumat ry pyrkii kehittämään palveluitaan ja tarjoamaan uusia tapoja osallistua DocPointin tapahtumiin. Tästä seuraa, että myös henkilötietojen tallentamiseen ja käyttöön saattaa tulla muutoksia. Silloin tietosuojakäytäntöjä päivitetään. Myös tietosuojalainsäädännön muutokset voivat asettaa tarpeita muuttaa tätä käytäntöä tai sen osia. Merkittävistä muutoksista ilmoitamme käyttäjältä saatuun sähköpostiosoitteeseen. PIenemmistä muutoksista ja tarkistuksista ilmoitamme tässä selosteessa

11. Keneen voit olla yhteydessä

Mikäli sinulla on kysymyksiä henkilötietojesi käytöstä tai säilytyksestä, voit aina ottaa meihin yhteyttä soittamalla puh 050 455 8446 tai sähköpostilla emilia.saarela@docpoint.fi